W natłoku codziennych obowiązków łatwo o pomyłkę. Jednym z częstszych problemów w firmach jest zagubiona faktura – zarówno kosztowa, jak i sprzedażowa. Co zrobić w takiej sytuacji, aby uniknąć problemów z rozliczeniami i urzędem skarbowym?
1. Sprawdź, czy naprawdę zaginęła
Zanim uznasz fakturę za zagubioną, sprawdź dokładnie wszystkie źródła:
-
pocztę e-mail,
-
system księgowy lub program do fakturowania,
-
dokumenty papierowe,
-
foldery pobranych plików.
Często faktura znajduje się w archiwum wiadomości albo została pobrana, ale nieprzekazana do księgowości.
2. Poproś o duplikat faktury
Jeśli faktury nie uda się znaleźć, wystarczy skontaktować się z kontrahentem i poprosić o wystawienie duplikatu faktury. Dokument ten ma taką samą moc prawną jak oryginał i można go bez problemu zaksięgować.
3. Zadbaj o poprawne zaksięgowanie
Duplikat faktury należy wprowadzić do ksiąg rachunkowych w okresie, w którym został faktycznie otrzymany. Jeśli dotyczy wcześniejszych miesięcy, księgowa powinna skorygować rozliczenia – najlepiej zrobić to w porozumieniu ze specjalistą, np. księgowa Poznań.
4. Co w przypadku faktury sprzedażowej?
Jeżeli zgubiłeś fakturę, którą wystawiłeś klientowi, możesz również sporządzić duplikat. Wystarczy oznaczyć go jako „Duplikat” oraz wskazać datę jego wystawienia.
5. Jak unikać takich sytuacji w przyszłości?
-
Korzystaj z elektronicznego obiegu dokumentów.
-
Przechowuj faktury w chmurze lub programie księgowym.
-
Ustal procedury przekazywania dokumentów do księgowości.
-
Skorzystaj z pomocy specjalisty, który zadba o porządek w dokumentach i terminowe rozliczenia.
Podsumowanie
Zagubiona faktura nie musi oznaczać poważnych problemów. Wystarczy poprosić kontrahenta o duplikat i poprawnie ująć go w ewidencji. Najlepiej jednak z góry wdrożyć rozwiązania, które minimalizują ryzyko takich sytuacji – a w tym pomoże Ci doświadczony księgowy online.
Dodaj komentarz